تقنيات كتابة البريد الالكتروني

يصل عدد رسائل الإيميل المرسلة يومياً حول العالم إلى عشرات الملايين،

حيث أصبح البريد الإلكترونى بديلاً أرخص وأسرع وأكثر كفاءة من البريد العادى.

معظم الناس صار لديهم الآن عنوان بريد إلكترونى..

ومن المرجح أننا نرسل عدة رسائل يومياً، قد تصل إلى بضع عشرات مع استخدام خواص مثل Forward و Mailing Lists.

فى المدرسة كانت هناك قواعد صارمة لكتابة الرسائل، سواء فى حصص اللغة العربية أو الإنجليزية،

مكان خاص لوضع التاريخ ومكان للتوقيع والحروف الكبيرة والصغيرة والمسافة فى أول الفقرة

والنقاط والفواصل وكنا نحاسب حساب الملكين على هذه القواعد بغض النظر عن مضمون الرسالة أو محتواها.

على الإنترنت انطلقنا بلا قيود نكتب القليل والمفيد، نختصر الرسالة إلى جملتين والجملة إلى حرفين.

إلى أن تحولت الرسائل إلى طلاسم! مع أن كتابة الرسائل فن أدبى،

كما أن الرسائل التى يرسلها كبار الأدباء إلى أصدقائهم تجمع وتنشر فى كتب ليقرأها الناس!

على أن الأسلوب الاختصارى الفج ونظام (جواب فى الجون) الذى نستخدمه لا يصلح سوى مع الأصدقاء المقربين،

ولا يصح مع أشخاص لا تعرفهم، فحتى الرسائل الإلكترونية لها قواعد وآداب للكتابة ليس الجهل بها مبرراً لتجاوزها.

1- يعتبر من سوء الأدب كتابة الرسالة بالحروف الكبيرة Capital Letter.

الحروف الكبيرة على الإنترنت تعنى الصراخ، والصراخ – طبعاً –

من سوء الأدب، فيما يمكن استخدام الحروف الكبيرة فقط للتأكيد على كلمة ما.

2- مراعاة قواعد اللغة والنحو والإملاء يعنى انك إنسان مثقف ومحترم،

مثلما تعنى اللغة الركيكة والأخطاء الإملائية أن كاتب الرسالة جاهل.

راع القواعد العامة لكتابة الرسائل تماماً كما تعلمتها فى المدرسة،

وضع علامات الترقيم مثل النقطة فى آخر السطر من الأمور التى توضع فى الإعتبار أيضاً.

الالتزام بكتابة الحرف الأول من الجملة Capital Letter فى الإنجليزية

سيكون محل تقدير من المرسل إليه لأنه سيقدر مدى الجهد الذى بذلته بتكرار الضغط على الزر Shift أثناء الكتابة!

3- أرسل الرسالة دائماً من عنوانك البريدى الذى تريد المرسل إليه أن يرد عليك فيه.

فلا يصح مثلاً أن ترسل رسالة من عنوان ما وتقول فى الرسالة: من فضلك راسلنى على عنوان كذا، لأن أحداً لن يهتم بتلك المعلومة.

4- عند الرد على رسالة ما يستحسن أن تستخدم الزر Reply لأنه يرسل مع ردك نسخة من الرسالة المرسلة إليك. وما الفائدة ؟

الكثير من الناس ينسون ماذا كتبوا فى رسائلهم، وما هى النقاط التى تكلموا فيها، والبعض ينسى أنه كتب لك شيئاً من الأساس!

لذلك فتذكيره بما كتب يعتبر من الأمور الجيدة، خاصة إذا مضت عدة أيام قبل كتابة الرد حتى يعرف المرسل إليه عم تتكلم بالضبط.

5- لا ترسل الرسائل على هيئة HTML لأن بعض الناس لن يستطيعوا قراءتها بشكل صحيح.

6- إذا كنت تستخدم برامج خاصة لإرسال الرسائل لا داعى للبهرجة

وإضافة الزخارف والصور لأن هذا يزيد من حجم الرسالة ويزيد من صعوبة تحميلها.

7- لا تقم بوضع خطوط تحت الكلام فى الرسالة، ولا تعتقد أنك تمنحها مزيداً من الأهمية بذلك.

كون البرنامج الذى تستخدمه يحتوى على زر Underline لا يعنى أنك يجب أن تستخدمه.

8- لا تقم باستبدال are ب r أو why ب y أو to ب 2 أو you ب u.

كثرة استخدام الاختصارات تؤدى أحياناً إلى البلبلة لأنك لا تضمن أن المرسل إليه سيفهمها.

الاختصارات قد تكون مناسبة للرسائل الفورية (مثل تلك التى يرسلها ICQ )

كوسيلة سريعة للتخاطب بين الأصدقاء، لكنها حتماً غير مناسبة للإيميل كوسيلة – أصبحت الآن رسمية – للتخاطب.

9- لا تنس إضافة التوقيع إلى رسالتك ليعرف المرسل إليه من الذى يخاطبه.

يمكنك إعداد خادم البريد ليضيف التوقيع أوتوماتيكياً إلى كل رسالة ترسلها.

10-لا تكتب شيئاً قد تضطر للاعتذار عنه فيما بعد، تلاف فورات الغضب اللحظية،

وتأكد جيداً مما كتبت قبل ارساله، لأنك ما أن تضغط الزر Send فليس هناك ما يمكن عمله بعد.

11-لا تقم بإرسال ملف مرفق Attachment كبير الحجم دون اتفاق مسبق مع المرسل إليه،

لأن الملفات الكبيرة تستغرق وقتاً طويلاً فى الإرسال والاستقبال.

قد لا يكون للمرسل إليه أى اهتمام بما تريد ارساله فتتعب نفسك وتضيع وقتك بلا جدوى.

12-احرص على كتابة عنوان لرسالتك فى المستطيل المخصص لذلك، وليكن عنواناً ذا معنى ويدل على موضوع الرسالة.

13-احترس جيداً عند استخدام دفتر العناوين.. دقق النظر وارتد النظارة إذا كانت الخطوط تتداخل مع بعضها،

لأن الرسائل التى تصل بالخطأ إلى آخرين تتسبب فى مشاكل وفضائح لا داعى لها أبداً!

ألف شكر على مرورك معز

يعطيك الصحة

Mille merci